Cómo protegemos los datos personales de los clientes de tu negocio

Si solo vas a leer una sección, que sea esta. El resto de la página desarrolla cada punto con detalle técnico, centrado en la información de las personas que agendan contigo — no en la tuya como negocio.

• Solo se recopila lo necesario para agendar: nombre, teléfono, correo, documento de identidad, fecha de nacimiento y el historial de citas de cada cliente. No se piden ni almacenan datos de tarjeta.
• Nadie de otro negocio puede ver tu lista de clientes, así use AgenditApp para su propio negocio: cada organización está aislada a nivel de arquitectura.
• Dentro de tu cuenta, tú decides qué empleado ve qué, aunque esa restricción hoy opera principalmente a nivel de interfaz, no como un candado duro entre tus propios empleados (sección 3).
• La información viaja siempre cifrada (HTTPS/TLS) y se aloja en infraestructura (MongoDB Atlas) que cifra el almacenamiento a nivel de plataforma.
• Nombre, teléfono, documento y notas se guardan como texto plano en la base de datos — protegidos por control de acceso y aislamiento, no por cifrado adicional a nivel de campo.
• Si activas WhatsApp o los asistentes de IA, esos datos —y, para comprobantes, la imagen del pago— se procesan por Meta o Anthropic según el caso.
• El campo de notas de sesión es de texto libre y puede llegar a contener información delicada — hoy no tiene clasificación ni protección especial.
• Frente a tus propios clientes, tú eres el responsable del tratamiento de sus datos; AgenditApp actúa como encargado (sección 8).

Cuando alguien agenda contigo —por tu página pública de reservas, por WhatsApp o porque tu equipo lo registra manualmente— AgenditApp guarda una ficha de cliente con estos campos:

• Identificación: nombre, teléfono (normalizado a formato internacional), correo, documento de identidad y fecha de nacimiento — estos tres últimos son opcionales, según lo que tu formulario les pida.
• Historial operativo: las citas y servicios tomados, para dar continuidad y seguimiento.
• Notas internas: un campo de texto libre por cliente, y otro por cada cita ("notas de sesión"), que tu equipo llena a discreción — ver sección 7.
• Fidelización: contadores de servicios y referidos, e historial de recompensas, si tienes ese programa activo.

No se recopila ni almacena información de tarjetas en la ficha del cliente. El comprobante de pago por transferencia, cuando aplica, se maneja aparte como una imagen, no como un dato de la ficha.

El acceso al módulo de clientes se puede activar o restringir por rol: tú decides si un profesional ve solo su propia agenda o también el listado completo de clientes, su historial y sus notas.

El inicio de sesión usa tokens JWT y contraseñas con hash (bcrypt), y el acceso es personal e intransferible según nuestros Términos y Condiciones.

AgenditApp es una plataforma multi-tenant: miles de negocios distintos —incluida, quizás, la competencia de tu cliente— usan la misma infraestructura. Esto importa porque la información de tus clientes convive, en la misma base de datos física, con la de personas que agendaron con otros negocios. La pregunta relevante no es "¿comparten infraestructura?" sino "¿pueden cruzarse los datos?" — y la respuesta es no, por diseño.

El dominio o subdominio por el que entra cada negocio (tunegocio.agenditapp.com o su dominio propio) determina, antes de tocar cualquier dato, a qué organización pertenece la solicitud. Cada ficha de cliente lleva una referencia explícita a su organización, y cada consulta se filtra automáticamente por esa referencia: un empleado de "Salón A" no puede leer clientes de "Barbería B", incluso conociendo el identificador exacto de un registro — el backend valida en cada endpoint que el recurso pertenezca a la organización autenticada.

Todo el tráfico hacia la plataforma —tu panel, tu página pública de reservas, el envío del formulario de un cliente— viaja cifrado por HTTPS/TLS. No existe una versión sin cifrar de la aplicación expuesta públicamente.

La base de datos se aloja en MongoDB Atlas, cuya infraestructura cifra por defecto los volúmenes de almacenamiento a nivel de plataforma. Esa es una garantía del proveedor de infraestructura, documentada públicamente por MongoDB — no una certificación que AgenditApp emita por su cuenta.

Estos envíos solo ocurren si activas la función correspondiente — si no usas WhatsApp automático ni los asistentes de IA, los datos de tus clientes no salen de la infraestructura base (Vercel + MongoDB Atlas):

El cobro con tarjeta ocurre directamente dentro de Mercado Pago o PayPal — ni el número de tarjeta ni los datos de esa transacción pasan por AgenditApp.

Algunos negocios —consultorios, psicología, odontología, estética avanzada— usan el campo de "notas de sesión" para dejar constancia de lo tratado en cada cita. Ese campo está diseñado como un cuadro de texto libre, pensado para servir tanto de nota de servicio genérica como, según el rubro, de historia clínica básica.

Ese mismo campo es legible por el asistente de IA interno que usa tu equipo para gestionar la agenda, como cualquier otro dato operativo de tu cuenta — no se comparte con otros negocios ni sale de tu organización.

Bajo la Ley 1581 de 2012, frente a los datos de las personas que agendan contigo, tu negocio es el "responsable del tratamiento" y AgenditApp actúa como "encargado del tratamiento": procesamos esos datos siguiendo tu instrucción, para prestarte el servicio que contrataste.

Eso significa que obtener la autorización de tus propios clientes para recolectar y usar sus datos —incluyendo enviarles WhatsApp o, si aplica, procesarlos con IA— es una responsabilidad tuya frente a ellos, no algo que la plataforma resuelva por defecto.

La ficha de un cliente se conserva mientras tu cuenta esté activa y mientras tú no la elimines — eliminar un cliente es una acción que solo puede iniciar tu equipo desde el panel, con sesión autenticada. Algunos datos derivados expiran automáticamente:

• Las conversaciones del asistente de reservas por IA se eliminan a los 90 días, salvo que estén marcadas para revisión de calidad.
• Las sesiones del bot de WhatsApp expiran a las 24 horas de inactividad.
• Los enlaces de confirmación/cancelación de citas dejan de ser válidos 30 días después de la cita.

Conforme a la Ley 1581 de 2012, cualquier cliente tuyo puede pedir acceder, rectificar o eliminar sus datos personales. Como tu negocio es el responsable del tratamiento frente a ellos (sección 8), lo natural es que ese canal sea el tuyo: hoy no existe un formulario público donde un cliente le pida directamente a AgenditApp que borre su información, sin pasar por tu negocio.

• Un cliente puede corregir sus propios datos (nombre, correo, teléfono, fecha de nacimiento) la próxima vez que reserve por tu página pública.
• Una solicitud fuera de ese flujo la resuelves tú desde el panel de clientes.
• Si necesitas nuestra ayuda para una solicitud puntual, escríbenos a hola@agenditapp.com.

Esto es consistente con nuestra Política de Privacidad, que canaliza estas solicitudes por el mismo correo.

Esta página es informativa. Si tu empresa —o la de tu propio cliente— necesita algo con más peso contractual sobre el tratamiento de datos de los clientes finales, estas son las opciones reales que podemos ofrecer hoy:

• Un acuerdo de encargo de tratamiento de datos firmado, como anexo al contrato de servicio, formalizando por escrito la relación responsable/encargado de la sección 8.
• Responder un cuestionario de seguridad propio de tu empresa, punto por punto, si ya tienen uno estandarizado.
• Evaluar un tratamiento diferenciado para campos específicos (por ejemplo, notas de sesión en negocios de salud) si tu caso de uso lo requiere.

Lo que no podemos hacer es afirmar una certificación externa (ISO 27001, SOC 2, PCI-DSS) que no tenemos — si en algún momento la obtenemos, esta página se actualizará para reflejarlo.